Conseils utiles

Comment organiser une assemblée générale des propriétaires

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Par profession, j'ai eu affaire à des dizaines d'entreprises différentes. Et la plupart d'entre eux sont unis par un seul problème de gestion: l'incapacité d'organiser efficacement les réunions du personnel. Il est difficile de surestimer l'importance des rassemblements dans une entreprise moderne. Si un employé ordinaire ne participe généralement qu'à une réunion hebdomadaire, ce qui représente un maximum de 3 à 5% de son temps de travail, le travail d'un cadre supérieur consiste en un total de cinquante pour cent des réunions. La qualité de ces événements n’est donc pas une mince question. Que faut-il faire pour que les réunions soient aussi efficaces que possible? Je propose 12 étapes de pratique éprouvées:

  1. Organisez des réunions dans votre organisation. Déterminez les réunions qui auront lieu régulièrement et préparez chacune de ses règles. Dans le règlement, décrivez la fréquence (jour de la semaine, heure) et le lieu, la gamme de problèmes à résoudre, la liste des participants à la réunion, le processus de préparation et le format du document final. Coordonner les règlements avec les leaders. Familiarisez les participants avec les règlements pertinents. Minimiser le nombre de réunions soudaines. Les réunions d’urgence fréquentes entravent sérieusement les travaux en cours, créent de la nervosité et atténuent l’importance des événements courants.
  2. Développer un formulaire de rapport par lequel les participants prépareront et rapporteront. Faites tout pour que le rapport imprimé puisse tenir sur une feuille A4. Il n'est pas nécessaire d'inclure toutes les données disponibles dans le rapport. Soyez bref. Désigne uniquement les types de données réellement utiles.
  3. La réunion devrait avoir un but. Et il vaut mieux que cet objectif soit une décision. Une communication simple est plus facile et plus intelligente que l'envoi par courrier électronique.
  4. Préparez les participants à la réunion. Vous ne devez pas inviter des responsables qui ne disposent pas des informations nécessaires pour prendre une décision. Envoyez le matériel nécessaire aux participants à la réunion avec une évaluation de la situation, des conclusions préliminaires et des solutions proposées à l'avance. Ensuite, lors d’une assemblée générale, vous prendrez beaucoup plus rapidement vos décisions (ce qui est l’objectif de toute réunion de grande qualité).
  5. Sous réserve que l'objectif de la réunion soit d'élaborer des décisions (et cela devrait être le cas dans 95% des cas), n'invitez pas plus de 10 participants (maximum 15). Le fait est que tout groupe ne peut prendre de décisions efficaces que si ses membres participent au processus et se sentent impliqués. Si un participant à la réunion ne voit pas la possibilité d'influencer la prise de décision, de participer aux discussions, d'exprimer sa position, il se comportera alors indifféremment, avec toute son apparence, brisant le ton constructif de l'assemblée générale. Par conséquent, le désir des gestionnaires d’inviter autant de personnes que possible à une réunion au lieu d’avoir des avantages sera néfaste. La tâche consiste à prendre rapidement et correctement une décision, puis à prendre cette décision (éventuellement avec une réunion séparée des directeurs et des directeurs au niveau moins 1). Invitez uniquement ceux qui peuvent influer sur l’amélioration de la qualité des décisions.
  6. La réunion devrait être dirigée par un modérateur. Ils peuvent être un leader ou un animateur expérimenté. La tâche principale du modérateur est de surveiller le respect de la réglementation, la qualité de la discussion et le respect de la constructivité du dialogue. Si la réunion ressemble à une séance de brainstorming, il vaut mieux que le modérateur ne soit pas le chef, car en sa présence, les gens auront peur de se montrer.
  7. Réduisez au maximum la durée de la réunion. Le respect de la réglementation (modérateur!) Vous aidera dans cette affaire. Je suis pour le maintien de la réunion hebdomadaire à 1 heure. En même temps, j'observe partout comment, au lieu de 1 heure, on y consacre 3 à 4 heures ou plus par semaine! Une perte de temps injustifiée pour les employés les plus précieux! La réunion devrait commencer et se terminer à l'heure.
  8. Partager la responsabilité. Il est impossible pour le leader (leader) de faire lui-même un discours introductif, de parler des résultats du travail, d’approuver les décisions et de gérer la discussion. Quel est donc le point chez d'autres personnes à la réunion? Désignez un modérateur responsable connaissant bien les participants à la réunion et connaissant bien les affaires de la société. C’est peut-être le chef du département des ressources humaines (il est préférable d’éviter les modérateurs du marketing ou des ventes). Laissez le leader faire un discours introductif, exposer le règlement, les principaux problèmes de cette réunion et donner aux participants l’occasion de s’exprimer à tour de rôle. Il n'est pas conseillé que le chef exprime d'abord son opinion. Cela démotive les autres participants. Mais en même temps, il doit nécessairement indiquer sa position sur la question en discussion.
  9. Éviter la condamnation publique ou la punition des employés lors des assemblées générales. Prévoyez du temps pour ces tâches lors d'une réunion personnelle.
  10. Fixer l'accord de principe. Commencez la prochaine réunion pour vérifier que les dispositions de la réunion précédente sont respectées. Et seulement après cela, passez au travail en cours sur le format.
  11. Demandez au modérateur de préparer un rapport sur la réunion et de l’envoyer à tous les participants le lendemain matin (au plus tard à la date limite).
  12. Soyez persistant! Mettre en place un processus prend du temps. Par expérience, je peux dire que le développement et la mise en place d'un système de processus de groupe efficaces est très difficile. Cela peut vous prendre six mois, voire un an. Les gestionnaires vont saboter le processus. Plusieurs fois, il y aura un désir d'abandonner, mais n'abandonnez pas! La voie vers un excellent résultat ne passe que par un processus efficace!

1. Qui et quand peut convoquer une assemblée générale des propriétaires?

L'assemblée générale annuelle des propriétaires de locaux dans un immeuble d'appartements a lieu au deuxième trimestre, à moins que l'assemblée des propriétaires ait préalablement établi une procédure différente. Une assemblée générale extraordinaire des propriétaires peut être tenue à tout moment. L'initiateur peut être:

  • tout propriétaire des lieux de la maison,
  • GKU "Services d'ingénierie de quartiers" (s'il existe une propriété urbaine dans la maison),
  • organisme du gouvernement local
  • organisation gestionnaire (ou HOA, LCD, ZhSK).

2. Quelles questions peuvent être mises aux voix des propriétaires d'un immeuble à appartements?

L'assemblée générale des propriétaires peut décider:

  • reconstruction de la maison, révision de la propriété commune dans un immeuble d'habitation, sur l'utilisation des fonds du fonds de révision, la reconstruction et / ou le réaménagement des locaux qui constituent la propriété commune de l'immeuble d'habitation,
  • choisir une méthode pour constituer un fonds de réparation du capital, augmenter le montant des contributions pour réparations majeures, choisir une personne autorisée à ouvrir un compte spécial à domicile et effectuer des opérations avec des fonds sur le compte spécial,
  • obtenir par un partenariat de propriétaires (coopérative de logement, complexe résidentiel, organisme de gestion) un prêt ou un prêt de rénovation,
  • les limites d'utilisation du terrain sur lequel est situé l'immeuble, l'amélioration de ce terrain, l'installation d'une barrière dans la cour,
  • conclusion de contrats pour l'installation et l'exploitation de structures publicitaires, s'il est prévu d'utiliser la propriété commune des propriétaires dans un immeuble à appartements,
  • choisir un moyen de gérer votre maison,
  • sortir du programme de rénovation,
  • réparation en cours d'un bien commun dans un immeuble d'habitation,
  • conclusion par les propriétaires agissant en leur nom d'accords avec des organisations fournissant des ressources et un opérateur régional pour le traitement des déchets solides municipaux,
  • consentir à la cession de locaux d'habitation à des locaux non résidentiels,
  • d'autres questions.

3. Sous quelles formes une réunion peut-elle avoir lieu?

L'assemblée générale des propriétaires peut se tenir:

En fonction de la forme de l'assemblée, le contenu de l'avis de convocation à envoyer aux propriétaires et la procédure de vote varieront.

Lors du vote face à face, les propriétaires sont personnellement présents à la réunion. Lorsqu'ils procèdent par contumace, les propriétaires ont le droit d'assister à l'assemblée en personne et de voter après avoir lu l'ordre du jour de l'assemblée par contumace. En cas de vote par correspondance, les propriétaires transmettent leurs décisions à l'adresse indiquée dans l'avis de convocation.

Une réunion des absents est organisée si la réunion en personne n’avait pas le quorum.

4. Quels documents doivent être préparés avant l'assemblée générale des propriétaires?

En prévision de l'assemblée générale des propriétaires, vous devez:

  1. Définir l'ordre du jour de l'assemblée générale.
  2. Composez un message pour informer les propriétaires.
  3. Préparez un registre des propriétaires de locaux dans un immeuble, ainsi que des formulaires et du matériel d'information (un message sur la réunion, un formulaire de décision pour le propriétaire des locaux, un protocole, etc.).
  4. Déterminez comment vous allez informer les propriétaires de la réunion.

5. Comment informer les propriétaires de la réunion?

Si plus tôt lors de l'assemblée générale, les propriétaires ont déjà déterminé que des annonces de nouvelles réunions peuvent être placées dans la cage d'escalier, vous pouvez le faire. Mais si une telle décision n’est pas prise, les notifications devront être envoyées par courrier recommandé ou remises en mains propres pour signature.

Les propriétaires doivent être avisés au plus tard 10 jours avant la date de la réunion. Remarque: il sera nécessaire d'informer les propriétaires de la réunion à la fois de l'organisation gestionnaire (HOA, LCD, coopérative de logement) et de votre comité d'enregistrement civil s'il existe une propriété d'état dans la maison.

Il sera également nécessaire de tenir un registre des notifications en y indiquant les données des propriétaires et les dates de leur notification. Si vous envoyez une notification par courrier recommandé, la date de notification est la date à laquelle la lettre a été envoyée. À l'avenir, les reçus postaux devront être joints au procès-verbal de la réunion des propriétaires.

Si vous tenez une réunion par contumace ou par contumace, vous devrez joindre à la notification des formulaires de vote pour chacun des points et indiquer la date de fin de l'adoption des décisions, ainsi que le lieu ou l'adresse où vous devez les transférer.

6. Comment voter?

Sur réunion à temps plein les propriétaires se familiarisent avec les documents relatifs aux questions soumises à l'ordre du jour, discutent de ces questions et votent sur chacune d'elles. Le vote sur des questions qui ne figuraient pas auparavant à l'ordre du jour ne sera pas efficace.

Pour participer à la discussion en personne et voter, les propriétaires des lieux doivent avoir un passeport et une copie d'un document confirmant la propriété des lieux. Les représentants des propriétaires des lieux doivent également être munis de documents confirmant qu'ils sont habilités à représenter les intérêts du propriétaire lors de l'assemblée générale. Si le représentant du propriétaire vote, une procuration notariée est ensuite annexée au procès-verbal de l'assemblée.

Le vote peut être effectué à la fois par écrit et en remplissant les formulaires et, par exemple, en levant la main avec une preuve documentaire des décisions des propriétaires. Les règles et méthodes de vote peuvent être approuvées par l’assemblée générale.

Voter dans formulaire de correspondance organisée à l’heure que vous définissez, à l’aide de formulaires envoyés aux propriétaires et de messages relatifs à la réunion.

Temps partiel le formulaire implique la possibilité de voter par contumace et d'assister personnellement à la réunion.

Dans les formulaires de vote en regard de chaque numéro, décision qui incombe aux propriétaires, il devrait y avoir des colonnes «pour», «contre» et «abstenu». Le propriétaire doit mettre une marque devant l'une des options de réponse. Le formulaire et, en conséquence, le vote du propriétaire seront considérés comme nuls si plusieurs réponses à la même question sont notées en même temps, si les réponses aux questions ne sont pas notées, si des informations sur le propriétaire (représentant du propriétaire) ne sont pas indiquées, si le formulaire ne contient pas la signature du propriétaire (représentant) .

7. Comment compter les votes des propriétaires?

Les décisions sur les questions soumises au vote sont prises à la majorité du total des voix des propriétaires participant à la réunion. L'exception concerne les cas où, par exemple, l'assemblée décide du mode de constitution du fonds de réparation du capital, de la création d'un HOA et de l'approbation de sa charte (la décision est prise à plus de 50% du nombre total de voix des propriétaires des locaux d'un immeuble). Dans un certain nombre d'autres cas, une décision requiert au moins les deux tiers du total des voix des propriétaires des locaux d'un immeuble à appartements.

Le décompte des voix est effectué par la commission de dépouillement, le protocole est établi par le secrétaire de l'assemblée générale des propriétaires. Le procès-verbal doit être établi au plus tard 10 jours après l'assemblée générale. Le procès-verbal de la réunion doit contenir:

  • date et numéro d'enregistrement du protocole,
  • date, lieu et forme de l'assemblée générale,
  • des informations sur les initiateurs de la réunion,
  • questions à l'ordre du jour de la réunion,
  • des informations sur les personnes invitées et participant à la réunion,
  • lieu (adresse) de stockage des procès-verbaux des assemblées générales et des décisions des propriétaires d'immeubles dans un immeuble à appartements sur les points soumis au vote,
  • annexes au procès-verbal de l'assemblée générale.

Vous trouverez plus de détails sur les exigences relatives à la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale des propriétaires dans l'ordre du ministère de la Construction de la Russie.

8. Que faire après la réunion?

Au plus tard 10 jours après l'assemblée générale des propriétaires, les originaux des décisions et des procès-verbaux de l'assemblée générale des propriétaires doivent être soumis à la société de gestion, au conseil d'administration du partenariat de propriétaires, de coopérative de logement ou de logement, une autre coopérative de consommateurs spécialisée, qui envoie ces documents à l'inspection du logement de Moscou. En outre, dans un délai de 10 jours, ils doivent être placés de manière à familiariser les propriétaires dans une salle accessible à tous les propriétaires et déterminée par l’assemblée générale. Les documents originaux sont conservés à l'adresse qui définit également l'assemblée générale des propriétaires.

La décision de l'assemblée générale des propriétaires est obligatoire pour tous les propriétaires des locaux de la maison, qu'ils aient ou non participé à la réunion.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision prise par l'assemblée générale des propriétaires en violation de la procédure établie par le Code du logement de la Fédération de Russie (si vous n'avez pas participé à une telle réunion ni voté contre cette décision) et si cette décision porte atteinte à vos droits et à vos intérêts légitimes, Vous pouvez faire appel.

Un appel peut être interjeté auprès du tribunal dans un délai de six mois à compter du jour où vous avez découvert ou auriez dû avoir connaissance de la décision. Le tribunal, tenant compte de toutes les circonstances de l’affaire, a le droit de confirmer la décision portée en appel si votre vote ne pouvait pas affecter les résultats du vote, si les violations commises ne sont pas significatives et si la décision n’entraîne aucune perte.

Vous pouvez également contacter l'Inspection publique du logement de Moscou, qui a le droit de saisir le tribunal d'une déclaration déclarant invalide la décision adoptée par l'assemblée générale des propriétaires.

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